Zelf beginnen

Wil jij in jouw plaats ook een Sint & Pietenjacht organiseren? Wij helpen je graag op weg met een aantal tips.

Vooraf

Denk goed na of je voldoende tijd hebt om dit te gaan doen. Uit eigen ervaring weten wij dat er tientallen uren werk in gaat zitten om een groep te begeleiden. Het is wel hartverwarmend om te doen, je zal ontzettend veel dankbaarheid ervaren.

Doe vervolgens onderzoek of je wel de eerste bent voor jouw plaats. Kijk bijvoorbeeld op onze Landkaart en zoek met behulp van Google en Facebook of er niet al een jacht gestart is.

Facebookgroep

Het starten van een groepspagina kost niet meer dan een paar minuutjes. Ga naar https://www.facebook.com/groups/feed/ en kies voor de knop Nieuwe groep maken.

  • Kies je groepsnaam. Advies is om deze kort en treffend te maken. Zoals wij kozen voor - Sint & Pietenjacht Lelystad -
  • Selecteer je Privacy. Als je in alle rust wil opzetten kies je eerst voor Privé, maar je kan ook gelijk voor Openbaar kiezen. Hiermee bepaal je wie de berichten in de groep kunnen lezen. Ons advies is 'Openbaar'.
  • (Indien je kiest voor Prive:) Selecteer vervolgens of je de groep Zichtbaar wil hebben of Verborgen. Dit maakt of de groep gevonden kan worden door andere gebruikers. Ons advies is 'Zichtbaar'.
  • Vrienden uitnodigen. Je kan hier gelijk mensen uitnodigen voor je groep. Ons advies: Wacht hier even mee tot je de groep verder hebt ingericht.
Kies nu voor Maken en je groep is al aangemaakt!

Het is nu van belang dat je de groep verder gaat inrichten.

  • Pas de afbeelding van de groep aan. Gebruik alleen rechtenvrij materiaal om gedoe te voorkomen.
  • In de linkerkolom vind je een aantal Tools voor beheerders. Bekijk ze allemaal even om de functionaliteit te leren kennen.
    • Lidmaatschapsverzoeken: Hierin vind je een lijst van mensen die lid willen worden van je groep, maar dit nog niet zijn. Je kan hier toegang verlenen.
    • Automatische goedkeuring lidmaatschap: Hier kun je voorwaarden instellen waarneer iemand lid mag worden van je groep, zonder dat er toestemming moet worden verleend. Ons advies: Sta dit toe voor mensen die binnen een bepaalde straal van jouw jacht wonen, die vrienden zijn met iemand die al lid is en die minimaal een halfjaar al lid zijn. Hiermee bespaar je jezelf een hoop werk doordat veel automatisch goedgekeurd wordt, maar voorkom je ook dat spambots automatisch lid kunnen worden.
    • Lidmaatschapsvragen: Hier kun je vragen stellen aan leden die zij moeten beantwoorden voordat ze lid mogen worden. Je kan bijvoorbeeld vragen om je groepsregels te respecteren.
    • Berichten in behandeling: Hier vind je berichten terug die geplaatst zijn door leden, maar die nog goedgekeurd moeten worden. Het is afhankelijk van jouw beleid of je van deze functie gebruik maakt.
    • Geplande berichten: Wil je een bericht later automatisch laten plaatsen, dan kun je dat hier alvast klaarzetten.
    • Activiteitlogboek: Hier kun je zien welke wijzigingen aan de groep zijn gedaan, wanneer en door wie.
    • Groepsregels: Hier kun je regels instellen die voor leden zichtbaar zijn. Een aantal standaardregels worden al aangeboden. Ons advies: Pas de standaard regels 'wees aardig en beleefd', 'geen promoties of spam' en 'Geen haatdragende taal of pesterijen' toe. Vul deze regels aan met: 'Op deze groep is geen ruimte om te discuseren over politieke aangelegenheden zoals de kleur van de Pieten'.
    • Door leden gerapporteerde inhoud: Leden kunnen aangeven dat zij zaken in strijd vinden met de richtlijnen. Als dat gebeurd, dan zie je die meldingen hier staan.
    • Waarschuwingen over trefwoorden: Indien je een seintje wil hebben dat bepaalde trefwoorden worden gebruikt, dan kun je dat hier instellen. Voorbeeld: KOPZ instellen als trefwoord om een discussie over zwarte piet tijdig te signaleren.
    • Groepskwaliteit: Facebook controleert haar groepen op ongewenst gedrag. Als zij iets zien wat hun niet aanstaat dan zie je dat hier terug. Neem dit serieus!
    • Instellingen: Hier kun je je pagina verder instellen:
      • Naam en Beschrijving: Hier kun je de naam aanpassen en een beschrijving toevoegen. Deze beschrijving is belangrijk. Wat doe je en wat wil je bereiken. Hoe kunnen mensen zich aanmelden bijvoorbeeld?
      • Privacy en Groep verbergen kun je hier aanpassen
      • Locatie: Stel hier de plaats in waar je aktief bent. Dit helpt Facebook om jouw pagina bij de juiste mensen onder de aandacht te bengen.
      • Webadres: Normaal krijgt een groep een nummer. Hier kun je een naam toevoegen aan het webadres, waarmee je een prettiger leesbare link krijgt naar je groep. Zeker aan te raden!
      • Groepskleur: Hier kun je een basiskleur kiezen die terugkomt in je groepspagina.
      • Badges: Facebook kent aan groepsleden badges toe. Dat laat bezoekers zich gewaardeerd voelen. Voel je vrij om aangepaste badges te maken.
      • Groepstype: Door het aanpassen van het groepstype helpt Facebook groepsbeheerders om hun groep naar smaak te maken. Ons advies: Algemeen.
      • Vacatures: Hier kun je eventueel vacatures plaatsen als je hulp zoekt. Ons advies: Uit.
      • Ruimtes: Middels ruimtes kunnen leden videoconferences starten en chatten. Ons advies: Uit.
      • Mentorschap en eenheden voor social learning: Niet van toepassing op dit soort groepen.
      • Wie lid kan worden van de groep: Hier kun je aangeven of andere pagina's lid mogen worden van je pagina of alleen gebruikers. Ons advies: Profielen en pagina's
      • Wie lidmaatschapverzoeken kan goedkeuren: Ons advies: Iedereen in de groep.
      • Wie mag er lid worden zonder goedkeuring vooraf: Ons advies: Niemand.
      • Wie berichten kan plaatsen: Ons advies: Iedereen in de groep
      • Alle berichten van leden goedkeuren: Ons advies: Uit
      • De overige functies zijn ter eigen beoordeling.
Na het doorlopen van deze stappen kun je leden gaan uitnodigen. Begin met je eigen vrienden of vraag beheerders van soortgelijke pagina's of je een berichtje bij hun mag plaatsen.
Kaart

Het hebben van een kaart is niet verplicht. Wij merken echter wel dat de kaart heel motiverend werkt. Voor zowel de plaatsers als de jagers. Er zijn meerdere oplossingen mogelijk, wij werken het liefst met Google Maps.

Controleer of u een Google-account heeft. Heeft u deze niet, maak die dan aan door op www.google.com rechtsboven te klikken op Inloggen. Heeft u al een account ga dan naar https://www.google.com/maps/d/ en kies voor nieuwe kaart maken.

Geef de kaart een naam door linksboven op "Naamloze kaart" (bij A) te klikken. Geef vervolgens de Naamloze Laag ook een naam (bij B). Kies voor een herkenbare naam.
Zoek via het zoekvenster (bij C) een locatie op die je wil toevoegen.

Het bovenstaande venster verschijnt bij de gevonden locatie. Klik op '+ Toevoegen aan kaart' (bij D).

Het venster veranderd naar iets soortgelijks, dit voorbeeld is iets uitgebreider omdat ik voor het voorbeeld een herkenbare locatie heb gebruikt. Bij een woning is het venster kleiner. Indien gewenst kunt u opmerkingen toevoegen bij de locatie. Klik hiervoor dan op het potloodje (bij E). Deze stap is niet verplicht en ons idee is dat er maar weinig gebruikers uiteindelijk de opmerkingen die hier geplaatst worden zullen lezen.

Na het toevoegen is het scherm linksboven iets veranderd. Klik op de teskt 'Individuele stijlen'(bij F).

Pas de sortering aan zodat deze staat op 'Uniforme stijl' en de Labels staan op 'Geen labels'.

Ga nu met de muis over de tekst 'Alle items' daar verschijnt nu een emmertje achter. Klik dit emmertje aan (bij G).

Klik nu onderin dit schermpje op 'Meer pictogrammen'.

Onderaan kunt u kiezen voor een eigen icoon. Klik deze knop aan en upload het icoon dat u onderaan deze pagina kunt downloaden. NU worden de speldepunten vervangen door Sinterklaasjes.

De kaart is standaard verborgen. Ben je klaar om deze te delen, klik dan linsboven op Delen. Ze de beide schuifjes op aan: 'Delen van links inschakelen' en ; Openbaar: kan worden gevonden en geopend door iedereen op internet.

Klik vervolgens op Delen in Drive. Er verschijnen nu twee vensterdelen. Het bovenste deel gaat over mensen die de kaart mogen bewerken. Voeg hier mensen toe die ook adressen aan de kaart mogen toevoegen. In het onderste gedeelte kunt u de Link ophalen waarmee uw bezoekers de kaart kunnen bekijken (zonder te kunnen bewerken). Dat is de link die u kunt delen.

Aanmeldformulier

Het ontvangen van aanmeldingen voor de kaart via mail of PB geeft een eindeloze stroom aan berichten. Via Google-Forms is dit eenvoudig te stroomlijnen.

Ga naar https://docs.google.com/forms/u/0/ en kies voor + Leeg.

Geef het formulier een herkenbare naam en maak een korte omschrijvig.

Voeg vragen toe die je wil stellen aan de aanmelders. Wees terughoudend met het vragen van persoonlijke informatie zoals naam, telefoonnummer, emailadressen e.d.. Deze vallen onder wettelijke voorschriften. Wij beperken ons tot alleen het adres.

Als je klaar bent klik je op Verzenden. Je kunt nu een link naar het formulier opslaan en toevoegen aan je Facebookgroep. Ingevulde antwoorden komen via deze link ook binnen onder de knop Antwoorden.

Medewerkers en ondelinge communicatie

Het organiseren kost veel tijd. Het is daarom verstandig om verbinding te zoeken met mensen die je willen helpen. Zo verdeel je de werklast.

Wij hebben een Whatsapp groep ingericht waarin alle beheerders deelnemen. Hierin houden we elkaar scherp en overleggen we over van alles en nog wat.

In een door ons ingericht forum hebben we berichtgevingen staan die niet onder snel overleg vallen. Zoals afspraken met bedrijven en/of pers. Door dat hierin vast te leggen is dit voor iedereen inzichtelijk en kunnen dingen nagezocht worden. Wij bieden onze forumfunctionaliteit ook graag aan bij andere Sint & Pietjachten. Wil je hiervan, kostenloos, gebruik maken? mail ons dan.

Indien gewenst mag je gebruik maken van deze domeinnaam om een eigen mailadres te krijgen. Je mailadres zal dan worden: plaatsnaam@sintenpietenjacht.nl. Hier zijn geen kosten aan verbonden.

Als de jacht groter wordt dan is het verstandig om afspraken te maken met de medewerkers wie wat doet en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat geeft rust en overzicht bij iedereen.

Downloads

De volgende documenten stellen wij ter beschikking voor andere jachten:

Mijterlijst (aftekenlijst)

Bingokaart (aftekenlijst)

Icoon voor gebruik in Google-Mapskaartapapa